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WCons - Aseinfo
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WCons

Gestión integrada
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WCONS

Herramienta de gestión integrada para tener tu empresa bajo control

WCONS es una potente herramienta de gestión integrada que, además de ser muy intuitiva y fácil de usar, ofrece una rápida implementación, lo que garantiza un control total sobre todas las actividades de su negocio.

Preparar el siguiente Ejercicio

Primero actualizaremos el programa para comprobar que tenemos la última versión del mismo. Para ello pinchamos en Archivo, Actualizar programa.

Notas para el cierre de año

En el menú principal vamos a Contabilidad y de ahí a Prepara o Actualiza Siguiente Ejercicio.
Se abrirá la siguiente pantalla con los campos rellenados por defecto:

preparar_2007
  • Próximo ejercicio: el año del nuevo ejercicio
  • Fichero para el Próximo Ejercicio: marca la ruta donde guardará la base de datos del nuevo año.
  • Fecha del asiento de apertura: el primer día que abre el nuevo año.
  • Descripción del Asiento: Nombre que pondremos al primer asiento del año.

Al ejecutar esta opción el programa prepara los ficheros para poder trabajar en el año siguiente, los ficheros del año actual quedan intactos. Se genera en el próximo año un asiento de apertura que si la contabilidad del año actual no esta cerrada será ficticio, no tiene importancia, al terminar de contabilizar el año actual volveremos a ejecutar la opción de prepara o actualiza siguiente ejercicio, y se rehará el asiento de apertura correctamente.

Cuando se tenga definitivamente preparado el año para cerrar los pasos son los siguientes:

  • – Sacar balances y cuenta de pérdidas y ganancias al mes 12. (Desde la cuenta 6 a la 7999999 anotando en 1290000), anotando al mes 13 (estos valores vienen definidos por defecto). Contabilidad, Otros informes, CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ABREVIADA.
  • – Efectuar el asiento de regularización mediante el menú Contabilidad, Asiento de Regularización.
  • – Efectuar el asiento de cierre, Contabilidad, Asiento de Cierre.
  • – Sacamos el resto de los listados (Diario, Mayor,…)
  • – Volvemos a Contabilidad, Prepara o Actualiza el siguiente ejercicio para que rehaga el asiento de apertura.

Si se efectúa alguna modificación en la contabilidad del año anterior, borraremos el asiento de regularización y volveremos a empezar.

NO ES NECESARIO HACER NINGÚN CAMBIO

Pulsamos CREAR NUEVO EJERCICIO y nos creará el fichero para el nuevo ejercicio, en este caso “eugenio.2007.GW”.

Modelo 347 – Clientes y proveedores de más de 3005,06 euros.

Para el listado

Para efectuar un listado de los clientes de más de 3005,06 euros vaya a la opción Clientes del menú de Ventas y pulse F6, ordénelos alfabética o numéricamente, según le interese, con facturación entre 3005,06 y 999999999,.. Pulsamos el icono de la impresora y aparecerá el listado.

El listado de proveedores se efectúa de la misma manera: opción Proveedores del menú Compras y pulse F6.

Para presentar el disco

Lo primero es preparar desde el programa de gestión un fichero con los datos de nuestros clientes y proveedores de más de 3005,06 euros, para ello vamos al menú General, Utilidades, opción Varios. Preparación disco 347, importes superiores a 3005,06 (INTRO). Aparecerá el mensaje de “Fichero generado…” y se abrirá la carpeta en la que ha guardado el fichero.

NOTA: es posible que la carpeta aparezca minimizada en la barra del escritorio.

Si ya tiene el programa de Hacienda instalado, asegúrese que la empresa que desea añadir no esta entre los declarantes, si lo esta bórrela.

En el programa de Hacienda vaya a la opción Utilidades, Importación de Datos, Importación datos con formato BOE. Pulse en seleccionar fichero y en nombre de archivo escriba la ruta en la que se ha guardado el archivo anteriormente (la podemos copiar de la ventana que se nos ha abierto en el programa de gestión anteriormente). Será algo así:
C:\Empresas WConsS\Ficheros de su empresa.2006\su empresa.347

Pulse el botón Aceptar, luego Salir e Imprima el listado con los errores para corregirlos, pulse el botón Salir. Ya tendrá los clientes y proveedores en el programa de Hacienda, compruébelo en la opción Ver Declarados.

Observe en el listado de errores que no aparezca ningún error que termine con “SE RECHAZA EL REGISTRO”. Si apareciese, algún cliente o proveedor no se ha importado, de modo que revise el listado de la impresora y compárelo con los que tiene en pantalla, añada correctamente el que falte y recuerde corregir el problema también en el programa de gestión para posteriores años.

Corrija los distintos errores que aparecieron desde la opción Utilidades, Chequear Declaración.

Puede volver a empezar cuando quiera, basta con que elimine el declarante. Selecciónelo y pulse en la X (Borrar registro) del barra de herramientas y vuelva a generar el fichero.

Modelo 190 – Resumen anual de retenciones.

Para presentar el disco

Los datos se obtienen desde las facturas recibidas, por lo que, datos de nóminas y otras retenciones efectuadas desde asientos manuales no serán tenidas en cuenta y tienen que ser introducidas manualmente en el programa de Hacienda.

Lo primero es preparar desde el programa de gestión un fichero con los datos de las retenciones, para ello en el menú General, Utilidades, opción Varios, Preparación disco 190, introduzca clave y subclave de percepción, ponga la que tenga con más proveedores, se aplicará a todos los registros pero luego puede ser modificada en el programa de Hacienda. Cuando aparezca el mensaje “Fichero generado…” se abrirá la carpeta donde ha guardado el fichero.

Instale el programa 190 de Hacienda si no lo ha hecho todavía.

Si ya tiene el programa instalado, asegúrese de que la empresa que desea añadir no está entre los retenedores, si lo está bórrelo.

Vaya a la opción Utilidades, Importación de Datos, Importación datos con formato BOE. Pulse en seleccionar fichero y en nombre del archivo escriba o examine para encontrar el fichero. La ruta será parecida a esta:

C:\Empresas WConsS\Ficheros de su empresa.2006\su empresa.190

También puede Seleccionar el fichero en la ventana que le aparece en el programa de gestión.

Pulse el botón Abrir, luego Aceptar y por último IMPORTAR e Imprima el listado con los errores para corregirlos, pulse el botón Salir. Ya tendrá los datos en el programa de Hacienda. Compruébelo en la opción Ver, Perceptores.

Observe en el listado de errores que no aparezca ningún error que termine con “SE RECHAZA EL REGISTRO”, si apareciese, algún cliente o proveedor no se ha importado. Revise el listado de la impresora y compárelo con los que tiene en pantalla, añada correctamente el que falte y recuerde corregir el problema también en el programa de Gestión para posteriores años.

Corrija los distintos errores que aparecieron desde la opción Utilidades, Comprobar Declaración.

Puede volver a empezar cuando quiera, basta con que elimine el retenedor, selecciónelo y pulse en la X (Borrar Registro) de la barra de herramientas y vuelva a generar el fichero.

Generar ficheros del Registro Mercantil

Vamos al menú General, Utilidades, Contables, Prepara Archivos del Registro mercantil.
Veremos aparecer y desaparecer diferentes pantallas y tras un tiempo se abrirá el listado del Diario. Finalmente se abrirá la pantalla de la carpeta donde se guardan todos los ficheros.

NOTA: es posible que esta pantalla aparezca minimizada en la barra del escritorio.

Usar Precios Especiales

Para reflejar los precios especiales que tenemos con un determinado cliente o proveedor vamos a Ventas, Clientes (o Compras, Proveedores…) y nos situamos en la pestaña Precios Especiales. Pulsamos sobre modificar y en el desplegable elegimos, de las 4, la opción que más nos convenga:
1. No tiene Precios Especiales: aparece por defecto en todos los clientes y proveedores
2. Se actualiza con el último Precio: el último Precio Especial que pongamos de un artículo a ese cliente o proveedor será el que le aparecerá en la próxima compra o venta.
3. Se actualiza con el Precio mayor: si por algún motivo un día determinado cambiamos el precio especial de un artículo a un cliente o proveedor la próxima vez que hagamos esa compra o venta el Precio Especial será el máximo que haya alcanzado en otra compra o venta.
4. No se actualiza. Introducción manual: el precio que le asignemos en un principio será el que tenga por defecto, Aunque al hacer un albarán lo cambiemos, la próxima vez que lo usemos volverá a costar lo mismo.

Una vez seleccionemos la opción pulsamos el botón para añadir la línea del producto. Veremos que aparecen 2 filas: en la primera escribiremos el código y descripción normal del producto y en la segunda podemos escribir un código y una descripción especiales.
Si se utilizan el código o la descripción especial serán estos y no los otros los que aparezcan en las líneas de facturas y albaranes.
Por ejemplo si en la pestaña Precios Especiales escribimos:

lineas

Los Precios Especiales se resaltan en albaranes y facturas en verde para facilitar su localización.
NOTA: solo se verá en verde en el programa, nunca al imprimir el documento.

Control de Almacén

Existen 4 factores que intervienen en las existencias de un artículo:

  • 1. Albaranes de Entrada. Al insertar los albaranes de compra a proveedores las existencias de artículos aumentan.
  • 2. Albaranes de Salida. Al realizar albaranes de venta a clientes las existencias de los artículos del almacén disminuirán.
  • 3. Fabricación. Aumentarán los artículos fabricados y disminuirán las materias primas.
    NOTA: Para reflejar esta opción en los artículos fabricados en la ficha Artículos rellenamos la pestaña Despiece con las materias primas que sean necesarias.
  • 4. Recuentos. Estos deberán ser el último movimiento del día para que las cantidades de artículos se modifiquen correctamente.

Tres formas de hacer un recuento:

Almacén, Recuento Manual: el inventario se hace completamente a mano, contando físicamente los artículos y escribiendo en el programa las unidades que hay de cada uno.
NOTA: no sirve para Tallas y Colores.

recuento_manual

Almacén, Artículos, Almacén y pinchamos sobre el botón de modificar: desde aquí podemos meter a mano las unidades que quedan de cada artículo diferenciando por almacenes (el programa tiene 5 almacenes que podemos utilizar, numerados del 0 al 4).
NOTA: no sirve para Tallas y Colores.

– Hacer un albarán de entrada con la cuenta Proveedores Varios poniendo como Nº de Albarán de Proveedor la palabra Recuento.
NOTA: esta opción es valida para Tallas y Colores.

proveedores-varios

Si queremos Reajustar las Existencias vamos a Almacén, Recuento según Albaranes y se volverán a calcular las existencias en base a las entradas y salidas.

Para crear un albarán automático con las existencias que el programa cree que hay vamos a Almacén, Crear Albarán de entrada con las existencias. Una ventana nos preguntará si queremos utilizar las existencias finales del año anterior, pulsamos SI o NO según nuestro caso. En la siguiente pantalla marcamos la serie del Albarán (se puede dejar la 0 que viene por defecto) y a continuación elegimos la fecha de creación del Albarán. Aceptamos y seguidamente una ventana nos avisará de que el Albarán ha sido creado. Para verlo vamos a Compras, Albaranes y lo encontraremos en la última posición.

Enviar documento por correo electrónico

Primero debemos hacer una vista previa del documento presionando sobre el botón de listado. Si se trata de un listado o pinchando sobre el botón de impresora mientras mantenemos pulsada la tecla CONTROL del teclado si se tratase de un documento específico.
Una vez tengamos la pantalla del documento en pantalla pulsamos sobre el botón E-mail

email

Una ventana nos pedirá la dirección a la que se enviará el e-mail. La introducimos pinchamos ENVIAR. El programa abrirá el gestor de correo que tengamos instalado y adjuntará directamente el archivo de modo que lo único que tenemos que hacer es presionar el botón de envío de dicho programa.

NOTA: para utilizar esta función es necesario tener instalado y configurado en el ordenador un programa de gestión de correo electrónico como puede ser Outlook u Outlook Express.

Resaltar líneas de facturas

Para enfatizar ciertas líneas de facturas, albaranes,… pinchamos sobre el boton de modificación de registro, o pulsamos F1 en el teclado, nos situamos sobre la línea que queremos resaltar y pulsamos F6 hasta que el texto quede en negrita. Pulsamos GUARDAR.

Fórmulas en las celdas de Precio, Unidades,…

Podemos poner fórmulas directamente en las celdas de precios y unidades de modo que no sea necesario sacar la calculadora para hacer descuentos, incrementos de precio u otras operaciones que necesitemos en el momento de crear un presupuesto o factura.

Solo tenemos que situarnos en una de estas celdas y con el teclado numérico, al igual que cuando usamos la calculadora, ir marcando las cifras y operadores que necesitemos.

De este modo si quisiéramos aplicar un descuento del 10% al precio de un artículo actuaríamos de la siguiente manera:

formula

Y el resultado sería el siguiente

resultado

Del mismo modo podemos calcular las unidades y el importe.

Previsualización de documentos

Hay 2 maneras de hacer una previsualización de documentos:

– Si se trata de listados recurrimos al botón de listados o pulsamos F6.

– Si se trata de documentos únicos como una sola factura, un solo albarán,… debemos pinchar sobre el botón de impresora mientras mantenemos pulsada la tecla CONTROL.

Grabar en PDF

Elegimos un documento (factura, albarán, presupuesto,…) y abrimos una vista previa en el programa:
si queremos grabar en PDF un solo documento, por ejemplo, una sola factura para ver esta vista previa pincharemos sobre el botón de imprimir mientras mantenemos la tecla CONTROL presionada.

Si lo que queremos es grabar un listado pincharemos sobre el botón de listado.

En cualquiera de los casos aparecerá una ventana con las siguientes opciones:

pdf

Pinchamos sobre PDF y nos preguntará donde queremos guardar el nuevo PDF y con que nombre. Cumplimos estos pasos y le damos a ACEPTAR.